medibaのデザイナーたちが、取り組みや知見を月イチで発信していく連載企画「mediba Designers」。

初回はUI/UXデザインチームでシニアマネージャーを務める高柳亜矢。現役のUIデザイナーでありながら職能の長として組織運用にも携わる彼女のテーマは「リモートワーク下のチーム運用」です。多くの企業が直面する興味深いテーマ、どうぞご覧ください。

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こんにちは。UIデザイナーの高柳です。medibaでは3月から本格的に、全社でリモートワークで業務対応していくことになりました。当然デザイナーも例外ではありません。

デザイナーと聞くと個人プレーのイメージがあるかもしれませんが、クライアントニーズを探ることも、社内のデザインレビューもコミュニケーションが大事なので、「出社したい」という声もじつは多くあがっていました。

それでも「まずはやる」という前提でなんとか乗り越えてきましたので、私たちmedibaのデザインチームがリモートワークで活用したツールやノウハウをまとめてみました。

使えるデザインツール

1．オンラインホワイトボード「Miro」

施策検討などをチームで連携するときに役立つのが、オンラインホワイトボードツールのmiroです。

「オンラインホワイトボード」というだけあり、ホワイトボードと同じようにMtgの内容を書き留めることもできますし、ちょっとした図なら簡単にパパッと作れます。

このツールのおかげで、一方的に資料を見せるだけでは足りなかった相互の情報共有がスムーズにできるようになりました。

2．デザイン共有なら「Figma」

リアルタイムで共同編集ができるデザインツールのFigmaは、思った以上に幅広く使えますね。

以前からモブワーク的にデザインすることが多かったのですが、それがFigmaだとオンラインでも実現可能になりました。ただ、こちらは今年度からの導入でまだまだ使いこなせているとは言い難く、使い倒してナレッジを共有するところからスタートしています。

そういう状況なので、新卒2年目のメンバーがFigmaの使い方をまとめてくれていて、すごく助かっています。

コミュニケーションツール

コミュニケーションツールは社内の基本ツールであるSlackと、MicrosoftのTeamsを併用する形に落ち着きました。

Slack

medibaの標準チャットツールがSlack。一番相手と繋がりやすい状態になっていることもあり、DMで「今からいい？」と声をかけて、そのまま電話するというのが通常パターンになりつつあります。

1on1も同様にSlack率が高いですし、画面共有しながらのデザインレビューで使うことも多くなってきました。

Teams

一方で、Teamsを使うのはおもに定例会議です。事前に予定が設定できるので、グループやサービスの定例や複数人で行うMtgはTeamsのほうが利便性を感じます。予定を入れておけば、コールや声かけなしに集まることができます。

コミュニケーションでの工夫

オンラインでコミュニケーションするときに気をつけていることがいくつかあります。

1．適度な顔見せと相づち

テレワーク導入当初、音声だけで繋ぐメンバーもいたのですが、見えない同士になってしまうとやはり伝わりにくさもあるし、空気感もより薄くなってしまいます。古臭いようですが、いまは顔見せを推奨してやるようにしています。それから、いつもより多めの相づちも安心感を与えてくれます。

2．全員が話せる単位でのMtg設定

オンラインだと会話の間合いが読みにくく、発言しにくいということを感じました。そこを少しでも解消するために、私はなるべく全員が会話しやすい人数でのMtg設定を心がけています。また、最近Teamsには「手を上げる」機能がついているのでそれを活用するのも良さそうです。

3．多めの雑談

当たり前のことですが、隣席の誰かのなにかに反応するということがなくなると、雑談しなくなってしまうんですね。いざ機会がなくなると、雑談って思った以上にガス抜きにもなっていたんだなと感じたので、Mtg始まる前に「最近調子どう？」と話したり、情報共有ツールのscrapboxにどうでもいいことをツラツラと書いてみたりしています。

4．まさかの飲みニケーション

流行りの「リモート飲み」もやりました。4月に組織が変わったこともあり、顔合わせも兼ねてリモート飲みをしました。自分の料理の写真を送ったり、同じテレビ番組を見ながらお話をするという通常の飲み会ではできない体験はよかったですね。

新卒研修もオンラインで

ワークショップ形式の新卒研修でもmiroやTeamsを活用しながら実施しました。

気をつけた点はこちらです。

1．全部わからない前提での細かめな説明

新卒社員を対象にしているため、使ったことのないツールばかりでした。
なので、「これぐらいわかるだろう」という考えは捨て、1から10まで細かく説明しました。

2．設定で戸惑ったり、スムーズにいかない前提での時間配分

全員PC環境が揃っているわけではないため、「突然繋がらない」や「同じようにやってもうまくいかない」などうまくいかないことも多々あります。
スムーズにいかないことを前提に、余裕をもった時間配分にするとファシリテーターは焦ることもなく、上手く進めることができました。

3．ワークショップのチーム分け

medibaではzoomを基本的に使っていないので、「ブレイクアウトルーム」機能を使ったチーム分けができませんでした。
Teamsを使ってどうチーム分けをしたらいいか考えた結果、会議を2つ用意することにしました（1つは全体進行をする会議、もう1つは個別ワークする会議）。
これにより、全体進行と個別ワークを行き来することを可能にしました。

4．フィードバックはチャットでこまめにもらう

最後にわからないことは、Teamsチャットやmiroでコメントを残してもらって、適切なタイミングで答えることにしました。
それにより、気軽に質問ができるようになりました。

まとめ

厚生労働省から新型コロナウイルスを想定した「新しい生活様式」が発表され、リモートワークが今後も続くことが想定されます。

まだまだ全部がスムーズにできているわけではありませんが、着実にリモートワークに対応できていると実感しています。より快適に、効率を下げることなく働くことができるように、これからも改善を繰り返していきたいと思います。

最後まで読んでいただきありがとうございました。あなたの「スキ」がmediba+編集部の励みになります！