2020年3月より徐々にテレワーク勤務となったmedibaですが、社内ではどのような方法でオンラインコミュニケーションを行っているのでしょうか？

エンプロイーエンゲージメント部（以下、ee部）※が、円滑なオンラインコミュニケーションを行っているという噂の部署を突撃インタビューする企画【ちょっと教えて！突撃ee部！】。第3回は「創造推進ユニット」に突撃です！

▼過去の記事はこちら

「オンラインでのコミュニケーションに課題を感じている」という皆さん、ぜひご覧ください。

※エンプロイーエンゲージメント部についてはこちらもご覧ください

今回は、2020年4月に新設された「創造推進ユニット」の2人にお話を聞いてきました。

創造推進ユニットでは、新規サービス開発を社内で活性化させるための取り組みや、社内から出てきたアイディアを実際にプロトタイプ化させ、社外へ発信をしていく活動をしています。

新設されたユニットならではのオンラインコミュニケーションの秘訣を語ってもらいました。

自分たちでルールを決めることで生まれる納得感

――第3回のインタビューは創造推進ユニットです。白井さん、清水さんにお話しいただきます。おつかれさまです！

白井&清水　おつかれさまです！過去のインタビューが出たときに「ぜひ創造推進ユニットも！」と思っていたので、お声がけいただいてうれしいです。

――わぁ！ありがとうございます！早速ですが……4月に新設されたユニットなのでテレワークでのスタートでしたが、やりにくさは感じていました？

白井　まだ出社していた頃に、新ユニットの運営について先んじて話しあっていたタイミングでテレワークに移行してしまったので、最初はいろいろなツールを使って試行錯誤しましたね。でも基本的な進め方はメンバーが他の部署の知見を取り入れてくれたりして、そんなに苦労することはなかったです。

――新設かつテレワークなのにスムーズに進められたなんてすごい！何か秘訣があるんですか？

清水　秘訣というか、ユニットが出来た時にユニットの運営ルールをつくったんですね。最初にそれを行ったことで、目指す方向性が統一されて、オンラインでもオフラインでも関係なくうまく進められていると思います。

――え、すごい。みんなでユニットのルールを決めたんですね。ルールを決めるってとても大変そうですよね。

白井　意外とスムーズでしたよ。「創造推進ユニットって何をするところなんだっけ？」からみんなで話し始めました。新設のユニットだからこそ、既存のルールにも、テレワーク環境にも左右されずに臨機応変に進められました。

非開発業務もモブワークを導入？

――ルールがあるとはいえ、テレワークで顔が見えない中でリアルと同等にコミュニケーションとりつつ業務を遂行するって難しくないですか？

清水　共同編集できるツールのおかげで、リアルタイムでコメントできてリアル以上に相手の意思が伝わりやすいこともあります。

私たちは非開発業務もモブワーク※を取り入れていて、画面を共有しながら資料を作成したり企画を練ったりしています。あと基本はオンラインミーティングでは顔出しにしています。空気感とか表情をみながら話したりできるので、オフラインと変わらずコミュニケーションが取れていますね。

※モブワーク：プログラムに限らず、普段の仕事を「モブ＝集団」で実施すること。

――非開発業務でモブワーク……。具体的にどうやって進めるんですか？

清水　今までの進め方って、例えば一人が資料をつくって誰かがチェックして、やり直して……というのが主流でしたよね。ただ時間もかかるし、最初につくられたものから大きく変えることは難しい。今は同じ画面を見ながら、同時編集していくことでアイディアを高め合いながら進められるんです。赤を入れるというのではなく、もっと良くするというやり方ですね。

白井　タスク整理などもモブワークでやります。私たちは2人で動くことが多いので、週に1回、2人でなんでも話す時間を設けています。タスクを洗い出して、「これは私がやるね」みたいな感じで進められるのでタスク出しから実行するまで、スピード感は早くなりました。同時に編集できるツールがたくさんあるし、オンラインだからこそ、モブワークが加速した感じがしますね。

――なるほど！ 同時編集で一緒につくり上げるんですね。どんなツールを使われているんですか？

白井　このような感じですね。

白井　Scrapboxをつかって日報を付けるというのはユニットメンバー全員が行っています。

――全員！それはマストですか？

白井　基本マストですね。社内チャットツールであるSlackのリマインダー機能を使って、毎日メンバーにリマインドしています。そこに各自が今日やること、自分のタスク、その日のMTGや業務を共有するのが目的、どうでもよいことや心の悩み、連絡事項なども投稿するんです。それに対して各々がコメントしています。日報や週報もユニットのルールに沿って進めています。

清水　ちなみに、このインタビューのためにもモブワークをして、使っているツールやこれまでの施策、話したい内容を洗い出してきました。

――わぁ！！ありがとうございます！

全員でチームを運営する方法

――業務は個々人でバラバラのこともあると思いますが、日々の業務を共有する意図はなんですか？

白井　みんながやってることが違う、やってることの違いが大きいからこそ、共有していかないと誰が何をやっているか分からなくなるんですよね。共有しないと情報が偏って、リーダーばかりタスクが増えてしまう状態に陥ってしまい、チームとして回らなくなると思うんです。私たちは「みんなでチームを運営する」という考え方で業務の共有を行っています。

――とてもステキな考え方ですね。

白井　この考え方のもと、全員があつまるユニットの定例会はアジェンダも持ち寄りにしていて、各々が直接Scrapboxに話したいこと、話したい時間を書き込んでいます。リーダーが全部仕切るのではなく、メンバーが定例会のアジェンダ作成、それぞれの議題のファシリテートも行います。

――それぞれのメンバーからアジェンダはあがってきますか？

白井　メンバーが裁量権を持って進めているので、共有したいことやアジェンダは集まりやすいですよ。それぞれが自走できているからまわせているのかも。日報も定例会もみんなで決めたルールがあるから、不平不満がでることもなく進められていると思います。

発言しやすい雰囲気は、ちょっとしたリアクションから

――ゼロからチーム設計するってとても大変な分、全員が同じ方向を見ることができるからすごくいいですね。日々のテレワーク業務の中で話しやすい環境をつくるために何かしていることとかはありますか？

清水　基本的なことですが、誰かが発信したことに対してはコメントをちゃんとするようにしています。忙しかったらスタンプを押すだけでもいい。ちょっとした反応が相互理解とか心理的安全性につながっていくんですよね。そのおかげか、発言しにくい空気はないですね。

――なるほど。オンライン上でも「ちゃんと見てるよ」というリアクションだけでも変わるんですね。素晴らしい秘訣を教えてくださってありがとうございました！

白井&清水　こちらこそありがとうございました！

2人の話を聞いていると、ユニットの基礎となるルールがしっかりとあるから環境に左右されず、コミュニケーションを取れているということがわかりました。新設ユニットでルールづくりも本当に大変だったと思いますが、スムーズなコミュニケーションが取れる雰囲気づくりがされている様子も伝わりました。

それでは、次回の「ちょっと教えて！突撃ee部」でお会いしましょう！

最後まで読んでいただきありがとうございました。あなたの「スキ」がmediba+編集部の励みになります！