法務もDXの時代。電子契約導入に成功し、さらなる業務効率化を推進
2021年4月2日、medibaはお取引先様の働き方に関わらず契約締結ができるよう、電子サインによる契約締結を推進していくことを発表いたしました。今回は、これを推進した“法務DX（デジタルトランスフォーメーション）プロジェクト”メンバーの塚本から、その取り組みや思いを語ってもらいます。
medibaの法務変革への着手
medibaでは2021年5月以降、テレワークと出社を選択できるハイブリッド型を前提とした新しい働き方へシフトしてきています。
多くの企業で「これからの働き方」を試行錯誤されていると思いますが、どのような状況になろうとも、「社内業務のスムーズさや便利さが求められる流れ」は止められないと思います。
そこで、私たちは“法務DX”を立ち上げ、本格的な業務変革を行ってきました。その成果として、2021年5月現在では、社内で取り扱う契約書類のうち半数以上の締結を電子化できるまでに至っています。
法務の在り方
具体的な取り組みについて話す前に、ひとつ質問させてください。
法務ってどんなイメージの部署ですか？
「受動的」や「保守的」、総じて「守り」のイメージでしょうか。しかし、実際には法務のミッションは、よりよいサービスを提供できるよう、法的なリスクヘッジをしながら（守り）、事業を推し進めること（攻め）です。
私たちもほかの部門と同じように、ユーザーやステークホルダーの皆様にmedibaのミッションである“HAPPY”を届けられる、あるいはそのチャレンジができる存在であると思っています。そして、その手段として、電子契約をはじめとしたDXは、時代にもマッチした最適なものではないでしょうか。
法務DXが生まれることができたワケ
法務DX誕生に至るターニングポイントはふたつありました。
ひとつ目は、2019年の法務担当者増員です。1名→2名になっただけなのですが、やれることが増えただけでなく、チームで意見交換ができるようになったことがすごく大きかったですね。また、同じ年の 12月に他社の法務を訪問したのも刺激になりました。「自分たちにも何かやれるかもしれない」というチャレンジ精神が芽生えたんです。
ターニングポイントのふたつ目は、新型コロナ拡大による需要の高まりです。構想が先行して足踏みしていた法務のDX推進は、コロナ禍で方向転換待ったなしの状態となりました。
つまり、増員による土台の確立と急速な状況変化。この2点を契機に、私たちもデジタル化の波に乗ることができたのだと思います。
始まりはテレワーク導入から3カ月
具体的な動きは、全社的なテレワークの導入から3カ月ほど経過した2020年6月から始まりました。着手したのは電子契約への切り替えです。
それまでは、契約書ファイルの受け渡し、内容の確認は“メール”、社内の契約書への押印までのワークフローは“バインダーに挟まれた紙”。登記簿は“法務局に出かけて取りに行く”、契約書は“すべて紙”（時には、原本はどこいった？！なんてことも…）。
さらには、締結済み契約書ファイルの管理は“エクセル”、紙の原本は“大きなキャビネットにずっしり管理”…という紙文化が色濃く残る状況でした。
導入のために全社レベルの巻き込みを
動き出した私たちの前に立ちはだかったのは、正解がない、情報がない、前例がない、のないないづくしの現実です。
電子契約、DXのために導入するシステムやツールの選定もさることながら、それを社員や取引先の皆さんにわかってもらう必要がありました。
専門用語による難解な説明では当然伝わりません。私たち法務以上に、社員や取引先の皆様にとっては、“はじめてのもの”“未知のもの”“ちょっとこわい／不安なもの”です。
相手の目線に立ちながら、丁寧に且つ根気よく、仕組みや活用メリットを伝えていくことで、少しずつ浸透させていきました。
結果的に、社内で関わらなかった人がほとんどいなかったのではないか？と感じるほど多くの人を巻き込み、様々な調整をしながら進めたことは、大変さの中にもやりがいも感じ、楽しかった記憶として残っています。
mediba法務DXの未来
現在、mediba法務では法務業務を“サービス”と捉え、電子契約導入を皮切りにDXを推進して社内外に対する「法務サービス」の品質向上に努めています。
どんな状況でも変わらぬ品質でサービスを提供したいという思いでDXを推進した結果、社内の契約書のレビュー、ワークフロー、契約締結、管理に至るまでデジタル化し、紙による運用はほとんど残っていません。
今後は契約締結・管理におけるひとつひとつの工程をよりシームレスにつなぐことで、さらなるペーパーレス化を計画しています。取り組みを一過性で終わらせないよう、「自分たちにできることは何か」を考えて、今後も改善を継続していきたいと思っています。
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