確かな価値提供ができる新総務の組織づくり

medibaにあるさまざまな部署を紹介。今回は総務部です。

「縁の下の力持ち」と例えられることが多いように、どの会社にも欠かせない存在。そして実は、総務部を見ればその企業がどんな方向性で事業に取り組んでいるか、どんな組織づくりをしているのか、“らしさ”がわかる部署でもあるのです。

ものづくりカンパニーにふさわしい総務とはどのような組織か、という問いに真剣に向き合い、medibaらしい総務部づくりを支える部長の狩野 祐大（かのう すけひろ）に話を聞きました。

総務部って何をする部署？

――早速ですが、総務部って何をしている部署なんでしょう。

「総務部」と言っても会社によっていろいろですが、medibaの場合はいわゆる「総務」のほかに「法務」「購買」の機能も持った部署で、「会社内の生活インフラ」と「ガバナンスとコンプライアンス」を支えるための業務を行っています。

総務は主に生活インフラの部分を請け負っていて、業務用の携帯端末や備品の管理、新入社員の入社時ガイダンス、8階の管理、社内行事の取りまとめなどを、法務と購買は契約書のチェックやサービス運営にかかる法律対応、発注・検収の対応、トラブルの対応などガバナンスとコンプライアンス面を担っています。

簡単にですが、図示するとこのようなかんじです。

――細かいものも含めるともっと多いですよね。何名で取り組んでいるんですか？

現在は私を含め男性3名、女性6名の9名です。法務については専門知識が必要なこともあり経験者が専任していますが、そのほかの業務についてはメンバーが兼務しています。

総務部もものづくりを

――会社によって総務部の形は違うということでしたが、medibaの総務部の特徴はどんなところでしょう？

「ものづくりカンパニー」にふさわしい総務部を目指しています。

総務というのは会社のカラーによってあり方や仕事の仕方がだいぶ変わります。管理部門として機能する総務もありますし、事務処理やサポート面の業務だけを行う総務もあります。どこも同じような印象があるかもしれませんが、総務部も企業のカラーを反映しているんです。

「ものづくりカンパニー」を目指すmedibaの中で我々は何をすればいいのか。生活インフラやガバナンスを提供するのはもちろんですが、それらを業務やタスクととらえるのではなく、社員向けや会社向けの“サービス”として価値提供するというマインドを持つ。それが「ものづくりカンパニー」における総務部の在り方であり、今は「総務部的ものづくり」を目指しています。

とくに昨年オフィス移転プロジェクトを進めるあたりから、総務の業務やタスクも「サービス」として捉えるべきなのではと考えるようになりました。

――先月の食品の自動販売機の導入が最近のいい例ですかね？

新卒のメンバーと一緒に“サービス”を意識して取り組みましたね。移転からランチに悩む社員が多くいて、その解消のために進めました。せっかくなら楽しんでもらう要素も盛り込みたくて、極秘で準備してサプライズ導入という形にしました。おかげさまで反響は大きく、メンバーのやりがいにもつながったようで、いい取り組みだったと思います。

――サービスと捉えるのはおもしろいですね。そのために意識して取り組んでいることはありますか？

一番はメンバーの成長です。今の総務は様々なバックグラウンドを持ったメンバーが集まっていますが、プロフェショナルがまだ少ない状況です。逆に、新鮮な視点も生み出すこともできますが、基礎的な部分を含め総務として足りないところはしっかりと学ばなければなりません。現在のメンバーは意欲が高いので、学びの場は積極的につくっています。

たとえば、最近だと他社の総務との勉強会に参加しています。総務は外とのつながりが薄く、他社の情報がなかなか得づらいんですが、その分勉強会では情報交換も活発に行えて学びが多いんです。

“民主化プロジェクト”とは？

――組織づくりの面ではどうでしょう？

会社を取り巻く環境自体が変ってくるので、総務としてそれに対応するとなったときに、ちゃんと時代にキャッチアップしておかないといけないですし、いつの間にか、古いやり方が染みついていることが時に弊害になってしまう場合もあるので、今が新たなきっかけになっていると思います。

今は「民主化プロジェクト」を進めています。実は今までは、メンバーの経験値の状況も鑑みてトップダウンの傾向にありました。規模が大きく時間も限られた移転プロジェクトを主導しないといけない状況もあり、あえてそうしていました。

ただ、ちょっとした事柄にも上長の判断を仰がなければならないとなると、スピード感も落ちてしまいます。いい“サービス”を提供するため、またメンバーの成長も期待するために、自らの意思をもって行動できる組織づくりを心掛けています。

――「民主化プロジェクト」はどんな取り組みを？

「民主化プロジェクト」自体もメンバーがイニシアチブを取っています。先に挙げた外部の勉強会もそうですが、会社の近くの会議室で合宿勉強会を開いたりもしています。普段の業務の権限を私からメンバーへ移譲もしていますが、そのたたき台もメンバーがつくっています。

――実際に具体例で変化を起こし始めた施策などはありますか？

集中スペースの導入は、このプロジェクト始まって当初に取り組んだことです。全社員に向けてアンケートを実施することで社員の声を拾い上げ、施策を実施、その後またアンケートを取り改善を重ねていきました。“サービス”として、こちらの思い込みではなくニーズを汲み取りながら進めました。

そのほかにも休憩スペースの改善や稟議のフロー見直しなども、アンケートを実施しながら進めました。

――最後に総務部の今後の目標を教えてください。

“サービス”というマインドの定着や民主化の推進ですが、目指しているのは、我々がやっていると分からないけれど、なんとなく社内が快適になってきているという状況です。こっそりと社内の環境を快適に変えていけたらいいなと。やっぱり我々はシャイなので（笑）。

そして、会社が進む方向を見極めながら、メンバー全員でmedibaらしい総務部を目指していきます。

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